Velkommen til Eventguiden

thumb image

Sport Event Denmarks Eventguide bygger på mange års erfaringer med eventarbejde i Danmark

Når man kaster sig ud i arbejdet med at arrangere en international sportevent, er der mange spørgsmål, som dukker op undervejs. I eventguiden stiller vi en række spørgsmål, som eventarrangører med fordel kan overveje, hvad enten man arrangerer en idrætskongres, et mindre EM i en idrætsgren eller et stort VM med megen medieinteresse og kamp om tilskuerpladserne.

Cases
Til hvert kapitel knytter sig cases, som kan være med til at belyse temaet i det pågældende kapitel og forhåbentlig give inspiration til jeres eventarbejde.

Guide til grønnere events
Sport Event Denmark ønsker at tage ansvar og udnytte sportsevents som katalysator for grøn omstilling. Derfor opfordrer vi alle eventarrangører til at overveje, hvordan de bedst muligt tager hensyn til klima, mens de arrangerer en verdensklasse event. Find inspiration i Guide til grønnere events her.

Input modtages
Læs Eventguiden og Guide til grønnere events fra A-Z, eller lad det være op til de områdeansvarlige at dykke dybere ned i det kapitel/tema, som de er ansvarlige for.

Nogle spørgsmål berøreres i flere kapitler, hvorfor der er krydshenvisninger undervejs, ligesom der i eventarbejdet i praksis er spørgsmål, som det er nødvendigt at samarbejde omkring på tværs i organisationen.

Begge guides bygger på mange års erfaring med eventarbejde i Danmark, og der kommer hele tiden nye platforme og spørgsmål til, som det er relevant at drøfte i planlægningen. Hvis der er emner, du savner beskrevet, eller du har kommentarer til guiden, er du altid velkommen med konstruktiv kritik på: info@sporteventdenmark.com

Før du går i gang

Her kan du læse om: Arv – legacy – internationale krav – logistik – eventbudget – planlægning – fysiske forhold – ikke fysiske forhold – organisering – venue – samarbejdsmuligheder – fra idé til handling – eventtrekanten – succeskriterier – overvejelser – realiteter

Før du går i gang

Organisation og strategi

Her kan du læse om: Organisation – overblik – arbejdsgrupper – struktur – præsidium – styregruppe – forretningsudvalg – samarbejdspartnere – SAS – kontrakter – samarbejdsaftaler – strategi – rækkefølge – handlingsplan – Gantt diagram – PERT diagram – videndeling – risikovurdering

Organisation og strategi

Budget og økonomi

Her kan du læse om: Budget – økonomi – likviditet – regnskab – forsikringer – valuta – betalingsformer – indtægter – udgifter – risikostyring – ekstern revision – arbejdsskadeforsikring – ansvarsforsikring – moms – momsfritagelse – skat

Budget og økonomi

Sponsor

Her kan du læse om: Sponsor – rettigheder – kommercielle rettigheder – branchesuverænitet – produktsuverænitet – reklamer – sponsoraftale – sponsorarbejde – sponsorsalg – budget – salgsagent – sponsorprodukt – tv-eksponering – synlighed – omtale – logo – hjemmeside – bander – speak – lounge – udgifter – udgiftsminimering – værdier – værdioverførsel – dokumentation – Sponsor & Sport Analyse – misforståelser – snylt

Sponsor

Internationalt forbund, VIP og kongresser/møder

Her kan du læse om: Internationalt forbund - eventkontrakt - site visit - samarbejde - VIP – VIP-billetter – lounge – kutyme – prestige – modtagelse – hotel – suite – Executive Floor – gave

Internationalt forbund, VIP og kongresser/møder

Frivillige

Her kan du læse om: Frivillige – hjælpere – rekruttering – motivation – samarbejdspartnere – antal – ventetid – hvem – hvor – hvordan – hvilke – jobs – jobkategori – jobbeskrivelse – forbundssekretariatet – evaluering – Cph Volunteers – projektfrivillig.dk

Frivillige

Visum og akkreditering

Her kan du læse om: Visum – forberedelse – ansøgning – registrering – invitationsbrev – tid – sagsbehandling – Schengen – fremtidige events – akkreditering – akkrediteringssystem – før eller ved ankomst – informationer – kategorier – adgang – akkrediteringsniveau – manuel registrering – online registrering – professional congress organiser – funktioner - niveau

Visum og akkreditering

Eventafvikling og sikkerhed

Her kan du læse om: Eventafvikling – resultatformidling – it – gæster – tilskuere – ceremonier – præmieoverrækkelser – medaljeoverrækkelser – åbning – afslutning – nationalsang – nationalflag – frivillige – guider – værtinder – sociale arrangementer – antidoping – fysioterapi – massage - grønne fif - affaldssortering

Eventafvikling og sikkerhed

Venue

Her kan du læse om: Venue – sportslige faciliteter – hvor – hvornår – termin – udstyr – ekstraudstyr – arena – hal – lavsæson – højsæson – bane – gulvreklamer – omklædning – eventfaciliteter – informationsskranke – sekretariat – gaderobe – toiletforhold – standarealer – mødelokaler – players lounge – flag – tribuner – mobile tribuner – mad og drikke – rengøring – affald – skiltning – udseende af venue – vejafspærring – parkering – teknik – it – strøm – lys – lyd – skærme – tv-platform – kabler – internet – sikkerhed – førstehjælp- grønne fif

Venue

Transport

Her kan du læse om: Transport – transportmuligheder – efterspørgsel – økonomi – gennemførelse – bus – tog – shuttlebus – privatbil – fly – taxa – offentlig transport – krav – punktlighed – særlige behov – transportaftaler – Danmarks Idræts-Forbund – AVIS – Europcar – Vinkingbus – forsikring – benzin – transportinformation – chauffør – myndigheder - grønne fif

Transport

Bespisning og overnatning

Her kan du læse om: Bespisning – information – behov – system – forplejningsaftale – madbilletter – overnatning – indkvartering – specifikke ønsker – lokalebehov – belægningsprocent – hotelaftale – administrationsgebyr – afbestilling – afregning – tjek ind – tjek ud – DIF-aftale – morgenmad – koordinering – konferencebureau- grønne fif

Bespisning og overnatning

Eventkommunikation

Her kan du læse om: Eventkommunikation – intern kommunikation ekstern kommunikation – deltagerinformation – tilskuerservice – sociale medier – facebook – instagram – twitter – youtube – før – under – efter – hvordan – hvornår – tilmelding – betaling – publikum – oplevelse – program - grønne fif

Eventkommunikation

Markedsføring

Her kan du læse om: Markedsføring – målgrupper – primære målgrupper – sekundære målgrupper – grafisk udtryk – billetsalg – værdier – slogan – jingle – symboler – gennemsnitsalder – logo – maskot – billetter – ticketservice – salg – salgsstrategi – billetambassadør – familierabat – pakkeløsninger – billetpris – VIP-billetter – mængderabat – markedsføring – national markedsføring – international markedsføring – plakater – annoncering – flyer – merchandise

Markedsføring

TV og presse

Her kan du læse om: Tv – tv-rettigheder – tv-produktion – tv-aftale – broadcaster – billedrettigheder – pris – betaling – tekniske krav – lyssætning – aftale – interview – sendetid – introduktionsfilm – akkreditering – netstreaming – hvor – hvornår – danske sportsjournalister – retningslinjer – krise – krisehåndtering – hvem udtaler sig – internationale specialforbund – materialer – tilmeldingsfrister – presse – pressecenter – pressepolitik – retningslinjer – internet – mixed zone – interviewområde – presseinformation – resultater – resultatservice – pressemeddelelser – presseklip – sociale aktiviteter – ansøgningsprocedure – pressepladser – foto – lys – fotografer – veste – udstyr

TV og presse

Sideevents

Her kan du læse om: Sideevents – målgrupper – værdier – kultur – delagtiggørelse – involvering – skolesamarbejde prøv-selv-aktiviteter – åbningsceremoni – maskot – fanzone – tilskuerfest – målsætning – faser – før – under – efter – netværk – partnerskaber

Sideevents

Evaluering

Her kan du læse om: Evaluering – parametre – målsætninger – tidshorisont – succeskriterier – intern – ekstern – overordnede – konkrete – ukonkrete – specifikke – målbare – effektmåling – evalueringsrapport – erfaringer – formidling – effektanalyse - grønne fif

Evaluering

Hosting Winners