Sport Event Denmarks Eventguide bygger på mange års erfaringer med eventarbejde i Danmark
Når man kaster sig ud i arbejdet med at arrangere en international sportevent, er der mange spørgsmål, som dukker op undervejs. I eventguiden stiller vi en række spørgsmål, som eventarrangører med fordel kan overveje, hvad enten man arrangerer en idrætskongres, et mindre EM i en idrætsgren eller et stort VM med megen medieinteresse og kamp om tilskuerpladserne.
Cases
Til hvert kapitel knytter sig cases, som kan være med til at belyse temaet i det pågældende kapitel og forhåbentlig give inspiration til jeres eventarbejde.
Guide til grønnere events
Sport Event Denmark ønsker at tage ansvar og udnytte sportsevents som katalysator for grøn omstilling. Derfor opfordrer vi alle eventarrangører til at overveje, hvordan de bedst muligt tager hensyn til klima, mens de arrangerer en verdensklasse event. Find inspiration i Guide til grønnere events her.
Input modtages
Læs Eventguiden og Guide til grønnere events fra A-Z, eller lad det være op til de områdeansvarlige at dykke dybere ned i det kapitel/tema, som de er ansvarlige for.
Nogle spørgsmål berøreres i flere kapitler, hvorfor der er krydshenvisninger undervejs, ligesom der i eventarbejdet i praksis er spørgsmål, som det er nødvendigt at samarbejde omkring på tværs i organisationen.
Begge guides bygger på mange års erfaring med eventarbejde i Danmark, og der kommer hele tiden nye platforme og spørgsmål til, som det er relevant at drøfte i planlægningen. Hvis der er emner, du savner beskrevet, eller du har kommentarer til guiden, er du altid velkommen med konstruktiv kritik på: info@sporteventdenmark.com
Før du går i gang
Her kan du læse om: Arv – legacy – internationale krav – logistik – eventbudget – planlægning – fysiske forhold – ikke fysiske forhold – organisering – venue – samarbejdsmuligheder – fra idé til handling – eventtrekanten – succeskriterier – overvejelser – realiteter
Før du går i gang
Organisation og strategi
Her kan du læse om: Organisation – overblik – arbejdsgrupper – struktur – præsidium – styregruppe – forretningsudvalg – samarbejdspartnere – SAS – kontrakter – samarbejdsaftaler – strategi – rækkefølge – handlingsplan – Gantt diagram – PERT diagram – videndeling – risikovurdering
Organisation og strategi
Budget og økonomi
Her kan du læse om: Budget – økonomi – likviditet – regnskab – forsikringer – valuta – betalingsformer – indtægter – udgifter – risikostyring – ekstern revision – arbejdsskadeforsikring – ansvarsforsikring – moms – momsfritagelse – skat
Budget og økonomi
Sponsor
Her kan du læse om: Sponsor – rettigheder – kommercielle rettigheder – branchesuverænitet – produktsuverænitet – reklamer – sponsoraftale – sponsorarbejde – sponsorsalg – budget – salgsagent – sponsorprodukt – tv-eksponering – synlighed – omtale – logo – hjemmeside – bander – speak – lounge – udgifter – udgiftsminimering – værdier – værdioverførsel – dokumentation – Sponsor & Sport Analyse – misforståelser – snylt
Sponsor
Internationalt forbund, VIP og kongresser/møder
Her kan du læse om: Internationalt forbund - eventkontrakt - site visit - samarbejde - VIP – VIP-billetter – lounge – kutyme – prestige – modtagelse – hotel – suite – Executive Floor – gave
Internationalt forbund, VIP og kongresser/møder
Frivillige
Her kan du læse om: Frivillige – hjælpere – rekruttering – motivation – samarbejdspartnere – antal – ventetid – hvem – hvor – hvordan – hvilke – jobs – jobkategori – jobbeskrivelse – forbundssekretariatet – evaluering – Cph Volunteers – projektfrivillig.dk
Frivillige
Visum og akkreditering
Her kan du læse om: Visum – forberedelse – ansøgning – registrering – invitationsbrev – tid – sagsbehandling – Schengen – fremtidige events – akkreditering – akkrediteringssystem – før eller ved ankomst – informationer – kategorier – adgang – akkrediteringsniveau – manuel registrering – online registrering – professional congress organiser – funktioner - niveau
Visum og akkreditering
Eventafvikling og sikkerhed
Her kan du læse om: Eventafvikling – resultatformidling – it – gæster – tilskuere – ceremonier – præmieoverrækkelser – medaljeoverrækkelser – åbning – afslutning – nationalsang – nationalflag – frivillige – guider – værtinder – sociale arrangementer – antidoping – fysioterapi – massage - grønne fif - affaldssortering
Eventafvikling og sikkerhed
Venue
Her kan du læse om: Venue – sportslige faciliteter – hvor – hvornår – termin – udstyr – ekstraudstyr – arena – hal – lavsæson – højsæson – bane – gulvreklamer – omklædning – eventfaciliteter – informationsskranke – sekretariat – gaderobe – toiletforhold – standarealer – mødelokaler – players lounge – flag – tribuner – mobile tribuner – mad og drikke – rengøring – affald – skiltning – udseende af venue – vejafspærring – parkering – teknik – it – strøm – lys – lyd – skærme – tv-platform – kabler – internet – sikkerhed – førstehjælp- grønne fif
Venue
Transport
Her kan du læse om: Transport – transportmuligheder – efterspørgsel – økonomi – gennemførelse – bus – tog – shuttlebus – privatbil – fly – taxa – offentlig transport – krav – punktlighed – særlige behov – transportaftaler – Danmarks Idræts-Forbund – AVIS – Europcar – Vinkingbus – forsikring – benzin – transportinformation – chauffør – myndigheder - grønne fif
Transport
Bespisning og overnatning
Her kan du læse om: Bespisning – information – behov – system – forplejningsaftale – madbilletter – overnatning – indkvartering – specifikke ønsker – lokalebehov – belægningsprocent – hotelaftale – administrationsgebyr – afbestilling – afregning – tjek ind – tjek ud – DIF-aftale – morgenmad – koordinering – konferencebureau- grønne fif
Bespisning og overnatning
Eventkommunikation
Her kan du læse om: Eventkommunikation – intern kommunikation ekstern kommunikation – deltagerinformation – tilskuerservice – sociale medier – facebook – instagram – twitter – youtube – før – under – efter – hvordan – hvornår – tilmelding – betaling – publikum – oplevelse – program - grønne fif
Eventkommunikation
Markedsføring
Her kan du læse om: Markedsføring – målgrupper – primære målgrupper – sekundære målgrupper – grafisk udtryk – billetsalg – værdier – slogan – jingle – symboler – gennemsnitsalder – logo – maskot – billetter – ticketservice – salg – salgsstrategi – billetambassadør – familierabat – pakkeløsninger – billetpris – VIP-billetter – mængderabat – markedsføring – national markedsføring – international markedsføring – plakater – annoncering – flyer – merchandise
Markedsføring
TV og presse
Her kan du læse om: Tv – tv-rettigheder – tv-produktion – tv-aftale – broadcaster – billedrettigheder – pris – betaling – tekniske krav – lyssætning – aftale – interview – sendetid – introduktionsfilm – akkreditering – netstreaming – hvor – hvornår – danske sportsjournalister – retningslinjer – krise – krisehåndtering – hvem udtaler sig – internationale specialforbund – materialer – tilmeldingsfrister – presse – pressecenter – pressepolitik – retningslinjer – internet – mixed zone – interviewområde – presseinformation – resultater – resultatservice – pressemeddelelser – presseklip – sociale aktiviteter – ansøgningsprocedure – pressepladser – foto – lys – fotografer – veste – udstyr
TV og presse
Sideevents
Her kan du læse om: Sideevents – målgrupper – værdier – kultur – delagtiggørelse – involvering – skolesamarbejde prøv-selv-aktiviteter – åbningsceremoni – maskot – fanzone – tilskuerfest – målsætning – faser – før – under – efter – netværk – partnerskaber
Sideevents
Evaluering
Her kan du læse om: Evaluering – parametre – målsætninger – tidshorisont – succeskriterier – intern – ekstern – overordnede – konkrete – ukonkrete – specifikke – målbare – effektmåling – evalueringsrapport – erfaringer – formidling – effektanalyse - grønne fif
Evaluering
