Velkommen til Eventguiden

thumb image

Alt inden for eventarbejde

Sport Event Denmarks Eventguide bygger på mange års erfaringer med eventarbejde i Danmark

Eventguidens kapitler relaterer sig til eventarbejdet, hvad enten man arrangerer en idrætskongres, et mindre EM i en idrætsgren eller et stort VM med megen medieinteresse og kamp om tilskuerpladserne.

I udvalgte kapitler har Danmarks Idrætsforbund desuden udarbejdet en række fif til, hvordan eventarbejdet med lidt omtanke kan tænkes miljøvenligt. Det drejer sig om kapitlerne:

  • Før du går i gang
  • Eventafvikling
  • Venue
  • Transport
  • Bespisning & Overnatning
  • Eventkommunikation og Evaluering

Du finder de grønne fif i forlængelse af de pågældende kapitler.

 

Før du går i gang

Her kan du læse om: Arv – legacy – internationale krav – logistik – eventbudget – planlægning – fysiske forhold – ikke fysiske forhold – organisering – venue – samarbejdsmuligheder – fra idé til handling – eventtrekanten – succeskriterier – overvejelser – realiteter

Før du går i gang

Organisation og strategi

Her kan du læse om: Organisation – overblik – arbejdsgrupper – struktur – præsidium – styregruppe – forretningsudvalg – samarbejdspartnere – SAS – kontrakter – samarbejdsaftaler – strategi – rækkefølge – handlingsplan – Gantt diagram – PERT diagram – videndeling – risikovurdering

Organisation og strategi

Budget og økonomi

Her kan du læse om: Budget – økonomi – likviditet – regnskab – forsikringer – valuta – betalingsformer – indtægter – udgifter – risikostyring – ekstern revision – arbejdsskadeforsikring – ansvarsforsikring – moms – momsfritagelse – skat

Budget og økonomi

Sponsor

Her kan du læse om: Sponsor – rettigheder – kommercielle rettigheder – branchesuverænitet – produktsuverænitet – reklamer – sponsoraftale – sponsorarbejde – sponsorsalg – budget – salgsagent – sponsorprodukt – tv-eksponering – synlighed – omtale – logo – hjemmeside – bander – speak – lounge – udgifter – udgiftsminimering – værdier – værdioverførsel – dokumentation – Sponsor & Sport Analyse – misforståelser – snylt

Sponsor

Internationalt forbund og VIP

Her kan du læse om: Internationalt forbund - eventkontrakt - site visit - samarbejde - VIP – VIP-billetter – lounge – kutyme – prestige – modtagelse – hotel – suite – Executive Floor – gave

Internationalt forbund og VIP

Frivillige

Her kan du læse om: Frivillige – hjælpere – rekruttering – motivation – samarbejdspartnere – antal – ventetid – hvem – hvor – hvordan – hvilke – jobs – jobkategori – jobbeskrivelse – forbundssekretariatet – evaluering – Cph Volunteers – projektfrivillig.dk

Frivillige

Visum og akkreditering

Her kan du læse om: Visum – forberedelse – ansøgning – registrering – invitationsbrev – tid – sagsbehandling – Schengen – fremtidige events – akkreditering – akkrediteringssystem – før eller ved ankomst – informationer – kategorier – adgang – akkrediteringsniveau – manuel registrering – online registrering – professional congress organiser – funktioner - niveau

Visum og akkreditering

Eventafvikling

Her kan du læse om: Eventafvikling – resultatformidling – it – gæster – tilskuere – ceremonier – præmieoverrækkelser – medaljeoverrækkelser – åbning – afslutning – nationalsang – nationalflag – frivillige – guider – værtinder – sociale arrangementer – antidoping – fysioterapi – massage - grønne fif - affaldssortering

Eventafvikling

Venue

Her kan du læse om: Venue – sportslige faciliteter – hvor – hvornår – termin – udstyr – ekstraudstyr – arena – hal – lavsæson – højsæson – bane – gulvreklamer – omklædning – eventfaciliteter – informationsskranke – sekretariat – gaderobe – toiletforhold – standarealer – mødelokaler – players lounge – flag – tribuner – mobile tribuner – mad og drikke – rengøring – affald – skiltning – udseende af venue – vejafspærring – parkering – teknik – it – strøm – lys – lyd – skærme – tv-platform – kabler – internet – sikkerhed – førstehjælp- grønne fif

Venue

Transport

Her kan du læse om: Transport – transportmuligheder – efterspørgsel – økonomi – gennemførelse – bus – tog – shuttlebus – privatbil – fly – taxa – offentlig transport – krav – punktlighed – særlige behov – transportaftaler – Danmarks Idræts-Forbund – AVIS – Europcar – Vinkingbus – forsikring – benzin – transportinformation – chauffør – myndigheder - grønne fif

Transport

Bespisning og overnatning

Her kan du læse om: Bespisning – information – behov – system – forplejningsaftale – madbilletter – overnatning – indkvartering – specifikke ønsker – lokalebehov – belægningsprocent – hotelaftale – administrationsgebyr – afbestilling – afregning – tjek ind – tjek ud – DIF-aftale – morgenmad – koordinering – konferencebureau- grønne fif

Bespisning og overnatning

Eventkommunikation

Her kan du læse om: Eventkommunikation – intern kommunikation ekstern kommunikation – deltagerinformation – tilskuerservice – sociale medier – facebook – instagram – twitter – youtube – før – under – efter – hvordan – hvornår – tilmelding – betaling – publikum – oplevelse – program - grønne fif

Eventkommunikation

Markedsføring

Her kan du læse om: Markedsføring – målgrupper – primære målgrupper – sekundære målgrupper – grafisk udtryk – billetsalg – værdier – slogan – jingle – symboler – gennemsnitsalder – logo – maskot – billetter – ticketservice – salg – salgsstrategi – billetambassadør – familierabat – pakkeløsninger – billetpris – VIP-billetter – mængderabat – markedsføring – national markedsføring – international markedsføring – plakater – annoncering – flyer – merchandise

Markedsføring

TV og presse

Her kan du læse om: Tv – tv-rettigheder – tv-produktion – tv-aftale – broadcaster – billedrettigheder – pris – betaling – tekniske krav – lyssætning – aftale – interview – sendetid – introduktionsfilm – akkreditering – netstreaming – hvor – hvornår – danske sportsjournalister – retningslinjer – krise – krisehåndtering – hvem udtaler sig – internationale specialforbund – materialer – tilmeldingsfrister – presse – pressecenter – pressepolitik – retningslinjer – internet – mixed zone – interviewområde – presseinformation – resultater – resultatservice – pressemeddelelser – presseklip – sociale aktiviteter – ansøgningsprocedure – pressepladser – foto – lys – fotografer – veste – udstyr

TV og presse

Sideevents

Her kan du læse om: Sideevents – målgrupper – værdier – kultur – delagtiggørelse – involvering – skolesamarbejde prøv-selv-aktiviteter – åbningsceremoni – maskot – fanzone – tilskuerfest – målsætning – faser – før – under – efter – netværk – partnerskaber

Sideevents

Kongresser og møder

Her kan du læse om: Kongres – møde – tiltrække – krav – formål – fokus – eventnation – valgt ind – VIP – frivillige – hotel – transport – visum – kongressted – mødested – set up – kongressal – fagligt program – mødeindhold – kulturelle indslag – oplæg – paneldebat – sprogkursus – tilmelding – tolk – materialer – sociale aktiviteter – reception – ledsager – ledsagerprogram – sightseeing – Professional Congress Organiser – PCO – Københavns Rådhus

Kongresser og møder

Evaluering

Her kan du læse om: Evaluering – parametre – målsætninger – tidshorisont – succeskriterier – intern – ekstern – overordnede – konkrete – ukonkrete – specifikke – målbare – effektmåling – evalueringsrapport – erfaringer – formidling – effektanalyse - grønne fif

Evaluering

Hosting Winners